Aby przesłać referat do systemu obsługi konferencji należy:
- Przejść do systemu obsługi konferencji wybierając odnośnik „Referaty” z lewego menu.
- Utworzyć konto użytkownika wybierając odnośnik „Rejestracja”.
- Wypełnić pojawiający się formularz.
- Zwrócić uwagę na pola formularza „Login” i „Hasło”. Pola te będą identyfikowały użytkownika w systemie przyjmowania referatów.
- Po wypełnieniu formularza wybrać przycisk „Wyślij”, co spowoduje utworzenie konta użytkownika.
- Po pomyślnym utworzeniu konta powrócić na stronę rejestracji referatów za pomocą odnośnika „Powrót na stronę logowania".
- Korzystając z podanych w formularzu „Loginu” i „Hasła” zalogować się do podsystemu zgłaszania/sprawdzania referatów.
- W pierwszej kolejności należy zgłosić referat klikając „Zgłoszenie nowego referatu” a następnie podając tytuł, autorów, słowa kluczowe i streszczenie zatwierdzając dane przyciskiem „Dodaj”.
- Po zgłoszeniu referatu pojawia się on w panelu referatów i możliwe staje się przesłanie pliku referatu do systemu przez wybranie przycisku „Pliki referatu”.
- Możliwa jest modyfikacja informacji o referacie (przycisk „Modyfikacja referatu”), aktualizacja pliku referatu (ponowne wybranie przycisku „Plik referatu”) oraz usunięcie referatu.
- W systemie wyświetlany jest status referatu jako:
- zgłoszony - przesłana została tylko nazwa referatu, autorzy oraz pliki, które potraktowano jako tymczasowe,
- gotowy do recenzji - podczas przesyłania pliku została zaznaczona opcja gotowy do recenzji, wyrażająca zgodę (gotowość) na przydzielenie referatu recenzentom (nadal można nadsyłać nowsze wersje pliku),
- w recenzji - referat skierowano do recenzentów, wystawione recenzje są automatycznie widoczne w systemie,
- przyjęty - referat został przyjęty do wygłoszenia na konferencji (w formie wystąpienia lub plakatu),
- odrzucony - referat nie został przyjęty do wygłoszenia,
- wycofany - referat wycofany na prośbę autorów.